La Comunicación en la Organización Escolar
Es el proceso por medio del cual los miembros recolectan
información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren
dentro de ella. Esa información se
convierte en vital para los integrantes de la institución, al proporcionarles
datos con sentido. Por lo tanto, los mensajes con contenido se transforman en
la variable mediadora que conecta la comunicación con la institución, porque
sirve a las personas para comprender y predecir el movimiento dentro de la
organización que los contiene y, además, ayuda a dirigir el comportamiento en
sus estructuras, al indicar la manera más fructífera de interpretar y cumplir
las tareas.
La comunicación institucional se desarrolla bajo la
influencia conjunta de tendencias y sucesos que llevan al establecimiento a
formular globalmente su identidad y a afirmar su vocación. Compete a la
institución expresar el hilo conductor, sintetizar su finalidad académica y
profesar la fe que la anima. En síntesis, es tarea de la comunicación
institucional presentar el proyecto de la entidad educativa y conseguir la
adhesión necesaria para contribuir a su realización. Ahora, si el
establecimiento no comunica su proyecto, no lo hace explícito ni público éste
no tiene ninguna posibilidad de éxito.
Comunicar el proyecto institucional no es solamente revelar
la imagen ideal de la escuela tal como aparece ante los ojos de su Dirección,
sino hacerla reconocer como tal por la comunidad educativa en su conjunto. Es,
en suma, transformar el “querer ser” de la Dirección en una visión “común”.
Comunicar el proyecto es indicar la dirección, el camino, el lugar que debe
ocupar el colegio y el recorrido que debe realizar. Para tal fin se debe
implementar una estrategia de comunicación para transmitir a la comunidad
educativa el proyecto institucional, pero éste no se decreta arbitrariamente,
sino que depende de la identidad de la institución y de sus estructuras.
La estrategia es una
elección que se realiza en consonancia con el proyecto. Construir una
estrategia es elegir las demandas que el colegio quiere satisfacer y las
ofertas que producirá a tal efecto. Por lo tanto, la elección de la estrategia
comunicacional debe:
ü
Orientarse hacia el objetivo a alcanzar.
ü
Tratar de suscitar repercusión en los diversos
públicos.
ü
Establecer un proyecto educativo claramente
diferenciado del de la competencia.
ü
Apoyarse en la cultura de la organización
escolar y en la calidad de enseñanza que ofrece.
Todo esto es necesario enmarcarlo dentro de un determinado compromiso que debe respetar la escuela. Cuando los directivos hablan se comprometen, por lo tanto, la palabra de la Dirección del colegio vale y debe cumplirse. En caso contrario, perderá su legitimidad, su credibilidad y su autoridad. La ética forma parte de la identidad de la institución, no es superficial, sino que inspira todos sus actos y se manifiesta en el servicio educativo que presta. Asimismo, es necesario enfatizar que la comunicación es el proceso que permite a las personas orientar sus conductas.
Tipos de comunicación en las organizaciones
La comunicación en las
organizaciones se puede dividir en dos grandes grupos:
Ø Comunicación Interna. Es la elaboración y difusión de
mensajes que se hacen circular puertas adentro, es decir, está pensada para los
colaboradores de la compañía. Así es que se crean y mantienen los vínculos
entre el personal, incluso cuando no forman parte del mismo área o sede.
Dentro de este tipo de comunicación se pueden usar redes sociales, carteleras, chats, e-mails, informes, folletos, eventos, reuniones, encuestas, discursos, circulares.
A su vez, la comunicación interna
puede ser:
ü Descendente. Cuando el mensaje se
difunde desde los mandos más altos de la compañía hasta alcanzar las bases.
ü Ascendente. Cuando el mensaje lo difunden
quienes ocupan la base de la pirámide organizacional hacia quienes ocupan
cargos superiores.
Ø Comunicación Externa. La componen todos los mensajes que se envían y reciben entre la organización y su entorno. Por entorno se puede entender que la sociedad también conozca cuáles son las misiones, visiones y metas de la organización.
La comunicación como herramienta estratégica
Leonardo Schvarstein sostiene que “existe una relación
simbiótica entre comunicación y organización; nada se puede comunicar
adecuadamente si no se conoce la organización, y es imposible organizar si no
se atiende en forma simultánea al proceso de comunicación”.
Empresarioinstitucionales destacó la
prioridad política que se le otorga a la comunicación de la siguiente forma:
ü
La comunicación es un dominio estratégico que
constituye una prioridad absoluta y a veces entra en las atribuciones
reservadas de la Dirección General.
ü
La comunicación es coherente y está definida por
un esquema director de imagen. Existe un espíritu de comunicación igual que el
de marketing.
ü
El objeto de la comunicación es el hombre, no el
mensaje. La persona debe ser motivada tanto desde el interior como desde el
exterior.
ü
Con esta idea, la calidad de la comunicación
interna es el primer elemento de la calidad de la comunicación externa.
Queda claro que la comunicación es
una herramienta estratégica, por lo tanto, la implementación de una estrategia
de comunicación no debe estar en manos de improvisados, porque debe ser objeto
de consideración permanente, no se la puede dejar librada al azar y habrá que
dedicarle recursos para que sea eficaz.
Para poder llevar a cabo esta tarea es necesario crear un
espacio en el cual la institución elabore su propio material informativo y de
comunicación y forme un grupo de profesionales que se haga cargo de esa tarea.
El Departamento de Comunicación es el ámbito institucional adecuado donde se planifican
los mecanismos internos de organización y las acciones destinadas a posicionar
resultados y desarrollar imagen en el ámbito externo. Este sector debe tener en
cuenta las tres dimensiones de los problemas de comunicación en torno a las
instituciones:
a)
los problemas de relación dentro de la propia
institución: intercomunicación.
b)
los problemas de relación con su entorno próximo: los
padres, las asociaciones intermedias, el área de influencia social inmediata
con la escuela como centro.
c)
los problemas de comunicación con su entorno lejano,
con la tecnología más mediática, Internet, telecomunicaciones, entre otros
factores.
Funciones de la comunicación en las organizaciones
Dentro de la comunicación de las
organizaciones se pueden identificar diversas funciones. Algunas de ellas son:
Ø Motivación. Si la organización quiere que sus
colaboradores rindan mejor y alcancen así los objetivos, la comunicación puede
estar orientada en este sentido. Por ejemplo, informándoles que si alcanzan
cierto objetivo recibirán una determinada compensación o beneficio.
Ø Información. Cuando se quiere poner al tanto al
personal sobre algo, o aclarar cierto rumor, la comunicación por medio de
mails, carteles o reuniones, pueden apuntar en esa dirección.
Ø Interacción. Por medio de reuniones,
encuentros o redes sociales, por poner algunos ejemplos, se puede apuntar a que
los colaboradores interactúen entre sí. Muchas veces es una buena manera de
integrar al personal, así como también de generar cierta identidad y cofradía.
Ø Control. Muchas veces, desde Recursos
Humanos se procede, por ejemplo, a la elaboración de un reglamento o contrato que determina cómo deben
comportarse los empleados en determinadas ocasiones.
Ø Feedback. Muchas veces, la empresa quiere no solo enviar mensajes
desde las más altas jerarquías sino también que sean sus bases quienes reporten
u opinen sobre diferentes cuestiones. Las reuniones, redes sociales o encuestas
pueden ser una buena alternativa para ello.
Elaboración de la estrategia de la comunicación organizacional
La comunicación en las
organizaciones tiene que ver con la difusión de mensajes con el fin de
transmitir, puertas adentro, los logros y requerimientos a los miembros que la
conforman. Aunque también se comunica puertas afuera y, en este caso, sirve
para que la sociedad también conozca
cuales son las misiones, visiones y metas de cualquier organización.
Para poder elaborar una adecuada estrategia de comunicación
primero es necesario conocer la misión de la organización escolar, esto
significa conocer las causas que justifican su existencia, objetivos y
principios ideológicos, las reglas y valores que la rigen o lo que es lo mismo,
su identidad corporativa. Como segundo paso hay que efectuar un estudio del
entorno, se deben conocer los componentes humanos de la organización, con la
intención de anticiparse a las demandas, ser receptores de propuestas,
actividades y convocatorias que puedan surgir. Además, se debe tener
conocimiento de los canales utilizados para la circulación de la información
hasta ese momento. Con los resultados obtenidos se elabora un diagnóstico y
posteriormente se trabaja para la elaboración de una política de comunicación.
Para que el Departamento de Comunicación desarrolle su tarea
con éxito lo primero que se va a necesitar es la voluntad y el compromiso de
comunicar por parte de los directivos de los establecimientos. Una vez que se
manifiesta la decisión de comunicar es muy importante tener pleno conocimiento
de la propia institución. Además, es fundamental que el responsable de la
comunicación trabaje codo a codo con los directivos y que tenga acceso a la
información. En gran parte, el éxito en la implementación de la estrategia
comunicacional está directamente ligado a la cantidad y calidad de información
con la que cuente el encargado de pensarla y llevarla a cabo. Otro factor de
decisiva importancia es saber a quiénes deben dirigirse los esfuerzos
comunicacionales. En este sentido, la Ley de educación nacional nos habla en su
ARTICULO 18. “Integración. La Comunidad Educativa se integra por educandos,
padres de familia, educadores y las
organizaciones que persiguen fines eminentemente educativos.”
A esto se le podría agregar el entorno comunitario de los establecimientos,
las asociaciones intermedias y organizaciones sociales. Teniendo en cuenta los
destinatarios de la acción comunicacional, los esfuerzos en tal sentido estarán
destinados a brindar tres tipos de mensajes: de mantenimiento de la filosofía y
de la cultura institucional, de tareas, y humanos o de incentivación al
personal.
Elementos de la comunicación en las organizaciones
Como en cualquier tipo de
comunicación, los elementos que la integran son los siguientes:
• Emisor. Aquel miembro que se encarga de
la elaboración y envío del mensaje. En este caso podría ser, por ejemplo, el
departamento de Recursos Humanos, el líder de
un área o los colaboradores de un sector.
• Receptor. Quien e interpreta el mensaje
y pueden ser los mismos que los actores mencionados previamente. Es que, en las
organizaciones, es muy común que los roles de emisor y receptor se alternen
constantemente.
• Mensaje. El contenido que se quiere
difundir.
• Código.
El conjunto de reglas y símbolos que se utilizan para la elaboración del
mensaje. Este código debe ser conocido por el emisor y por el receptor. De lo
contrario, el mensaje no podrá ser interpretado correctamente.
• Canal. El medio a través del cual viaja o se difunde el mensaje. Puede ser una cartelera, un folleto, un e-mail o un discurso, por poner solo algunos ejemplos de la amplia variedad de canales entre los cuales puede valerse una organización a la hora de difundir un mensaje.
La comunicación como herramienta preventiva ante situaciones de crisis
Las situaciones imprevistas pueden ocurrir en el momento
menos esperado, ninguna institución está exenta de una crisis, por lo tanto,
debe adoptar medidas preventivas para atenuar sus efectos y que el
establecimiento pueda recuperarse con rapidez y en las mejores condiciones,
tratando de preservar su imagen y prestigio. En los colegios hay potenciales
situaciones de crisis, a través de la propagación de enfermedades altamente
contagiosas como la meningitis, excursiones o campamentos en los que participen
gran cantidad de chicos, actividades deportivas, falencias graves en la
estructura edilicia o problemas económicos.
Hay momentos y circunstancias, y para estos casos la
prevención es parte del remedio porque es lo que permite estar mejor preparado,
ya que una crisis no avisa, simplemente ocurre. El responsable en este caso el
director deberá como primera medida elaborar un manual de procedimientos, en el
cual se describan las acciones a llevar a cabo, según el escenario.
Análisis
En una organización escolar la comunicación es de suma
importancia porque contribuye en el buen funcionamiento del mismo y mantiene informado
a los que lo conforman. La comunicación en la organización también cumple con
las reglas gramaticales y todos los elementos de la comunicación, es decir para
que se dé la comunicación debe de tener los siguientes:
Emisor: el que envía el mensaje.
Receptor: quien recibe el mensaje.
Mensaje: lo que se quiere comunicar.
Código: son todos los símbolos con la que se transmite el
mensaje.
Canal: es el medio por el cual se da el mensaje.
Cada uno de estos elementos son de suma importancia en la
comunicación sin un de ello no habría nada. En la organización escolar la comunicación
se da de pos formas interna y externa, la primera es la que se da dentro del
personal de la institución, la segunda se da con las persona fuera de, es decir
con la sociedad.
También cabe mencionar que la comunicación en una
organización escolar se da de manera descendente y ascendente, aunque en mi
experiencia los mensajes de suma importancia y casi de manera general los mensajes
suelen darse de manera descendente, raras veces de manera ascendente.
Una organización con una buena comunicación es una
organización bien informada, comprometida, con una buena administración.
¿Qué es comunicación en una organización esolar?
¿Cuáles son los tipos de comunicación en las organizaciones?
¿Menciona y define tres elemtos de la comunicación?
¿Por que la comunicación es una herramienta para prevensión ante situaciones de crisis?
Referencias
Marcelo Norberto Botto (1996) La Comunicación en las instituciones educativas de nivel Medio. Argentina. Medio Digital. Sábado 87 de febrero del 2021. Recuperado de: http://www.quadernsdigitals.net/datos/hemeroteca/r_1/nr_502/a_68 70/6870.pdf
María Estela Raffino. (2020). Comunicación en las Organizaciones. Argentina. 27 de febrero de 2021. Recuperado de: https://concepto.de/comunicacion-en-lasorganizaciones/#ixzz6ngnMP4H7
Comentarios
Publicar un comentario